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亚美AM8游戏大厅:亚美AM8游戏大厅移交2023年度档案材料的通知

发布时间:亚美AM8游戏大厅/05/14 14:44:13浏览:次

全校各单位:

按照档案管理的相关文件要求,请各归档单位于6月15日之前将2023年度产生的应归档文件材料整理移交综合档案室。现将移交过程中有关事项通知如下:

一、归档范围

1.2023年1月1日至12月31日期间,亚美AM8游戏大厅党政管理、教学、科研、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照附件1。

2.归档的文件材料包括纸质材料和电子文件(如文本文件、电子照片、视频文件、数据文件等)。

3.各单位将以亚美AM8游戏大厅名义获得的应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(市级以上),以及在校际交流中具有保存价值的实物档案整理归档。

4.本次移交的重点材料是2023年度各单位产生的归档材料,还有往年应归档但尚未归档的文件材料也在收集范围之内。

5.本着“应归尽归,应收尽收”的原则,未列入亚美AM8游戏大厅档案归档范围但对亚美AM8游戏大厅工作有查考利用价值的文件材料、实物档案等材料,各部门整理确保档案材料齐全完整,一并归档。

二、归档要求

1.各单位档案员负责本单位归档材料的收集、整理、录入档案管理系统。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交综合档案室。参照《郑州科技亚美AM8游戏大厅各单位归档范围》自亚美AM8游戏大厅年起,若未按时按量移交的单位需要书写未移交档案的情况说明,“情况说明”需领导签字并盖单位印章,综合档案室归档保存;往年应归未归档案,本次可直接移交,无需书写未移交情况说明

2.归档的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责收集齐全、整理、归档,相关部门协助提供材料。

3.移交归档的档案应为原件,复印件不符合归档要求。

4.归档材料必须完整,各部门档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

5.对于保密性强,不便于移交综合档案室保管的材料,由本单位出具材料目录单位领导签字并盖印章,“目录”应移交综合档案保管。

6.归档的声像参照《郑州科技亚美AM8游戏大厅声像档案管理规定》整理归档。

7.以亚美AM8游戏大厅名义获得的市级以上荣誉证书、奖牌、奖杯、锦旗等实物档案和文件材料一并归档;没有表彰文件的实物档案需标明事由(事件)及时间。

8.归档的资料应当格式规范、字迹清楚,书写工整,声像清晰。一律用黑色墨水书写或黑色油墨打。们Ρ、圆珠笔、纯兰、红墨水书写,禁用复写纸书写。

三、归档程序

1.归档验收

档案移交时,档案室工作人员按归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档单位返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续

归档单位移交的档案,档案员需著录到南大之星档案管理系统打印移交目录;系统访问不了的档案员可以录入附件2移交目录电子登记表或填写“各处、室、院、专移交文件材料登记表”。

3.移交时间

党政部门和按年度归档的单位,请于6月15日前移交2023年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

各单位档案员如果在档案管理系统使用和整理过程中遇到问题,可以通过电话与综合档案室联系。联系电话:56150937 67860130。邮箱:zkydas@126.com。


附件:1.郑州科技亚美AM8游戏大厅各门类档案归档范围

      2.移交目录电子登记表.

 

 

综合档案室

亚美AM8游戏大厅年5月14日

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